Poste clé au sein de la Fédération, la Ligue de l’Enseignement – FAIL13 recrute un·e agent·e d’accueil et logistique, dont la dynamique et la réactivité seront essentielles pour assurer un accueil de qualité et garantir le bon fonctionnement administratif et logistique de la Fédération. 

VOS MISSIONS

Vos missions seront :

Accueil et orientation des publics

• Accueillir, informer et orienter les usagers, bénéficiaires, partenaires et fournisseurs à l’espace de réception.

• Recueillir et traiter les demandes physiques, téléphoniques et numériques ; transmettre les informations directement ou aux interlocuteurs·trices internes/externes.

• Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein de la structure.

• Veiller à l’entretien, à l’affichage, à la signalétique et à la propreté des locaux (notamment la tisanerie), en lien avec la société de nettoyage.

Secrétariat et appui administratif

• Gérer le courrier, les appels téléphoniques et le traitement des e-mails (réponse et/ou orientation).

• Réaliser des tâches administratives courantes : mise en page de dossiers, rédaction de courriers, notes, documents, convocations.

• Gérer le planning d’occupation des salles et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation et préparation des salles).

• Assister un ou plusieurs responsables (organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil).

Logistique, matériel et maintenance

• Organiser et suivre les interventions liées à la logistique, la maintenance et l’entretien des installations.

• Suivre la flotte de téléphones, les matériels, mobiliers et équipements.

• Gérer le planning d’utilisation de la flotte de véhicules et assurer le suivi des contrats le cas échéant.

• Établir les commandes de matériel et fournitures, vérifier la conformité des livraisons et contrôler les factures.

Centralisation et gestion des données

• Centraliser et circulariser les données administratives de la Fédération, en lien avec la Direction administrative et financier.

• Organiser, actualiser et archiver les informations professionnelles et réglementaires, y compris confidentielles.

• Assurer le lien et la coordination avec le service administratif et financier (notamment pour les conventions et contrats).

• Archiver et classer documents et matériel ; remonter les dysfonctionnements et proposer des solutions.

VOTRE PROFIL

Formation et expérience :

• Diplôme de niveau Bac à Bac + 2 : Bac pro AGORA, Bac pro Accueil, BTS gestion de la PME, ou équivalent dans le domaine de l’accueil et de la gestion des organisations.

• Minimum 2 ans d’expérience sur des fonctions similaires (accueil, secrétariat, logistique, gestion administrative).

Compétences requises :

Savoirs :

• Connaissance de l’environnement institutionnel, associatif et social.

• Maîtrise des procédures administratives courantes et des outils bureautiques, de communication et de planification.

• Connaissance des principes de la logistique de service.

Savoir-faire :

• Accueillir, informer et orienter les usagers avec professionnalisme et bienveillance.

• Gérer le courrier, les appels et les courriels ; rédiger et mettre en forme des documents administratifs.

• Organiser réunions, agendas et réservations ; assurer le suivi des dossiers, équipements, véhicules et fournitures.

• Coordonner l’intervention des prestataires et travailler en transversalité avec les différents services.

Savoir être :

• Sens aigu de l’accueil et du service ; rigueur, organisation, réactivité et dynamisme.

• Autonomie et capacité à gérer les priorités ; discrétion et respect de la confidentialité.

• Esprit d’équipe, force de proposition et adhésion aux valeurs de la Ligue de l’Enseignement

NOTRE ENGAGEMENT

• Nous vous offrons une autonomie dans vos activités tout en vous fournissant un soutien quotidien.

• Vous rencontrerez une équipe chaleureuse, prête à partager et co-créer des projets éducatifs innovants.

• Vous aurez l'opportunité de vous engager dans des projets valorisant l'éducation et l'inclusion.

CONDITION

Lieu de travail : Siège : 192 rue Horace Bertin - 13005 MARSEILLE

Horaires par semaine : 35h du lundi au vendredi

Contrat : CDD d'une durée d'un an.

Salaire mensuel brut 1912,59€ - CCN éclat B265

AVANTAGES

• Tickets restaurant

• 1% logement

• CSE

• 6 semaines de congés

• Avantages légaux : prise en charge du titre de transport et de la mutuelle à hauteur de 50%

La fédération des Bouches-du-Rhône de la Ligue de l'enseignement est engagée en faveur de la diversité et de l'inclusion. Nous accueillons et valorisons toutes les candidatures, sans distinction d'origine, de genre, d'âge, de situation de handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.